Automatizar procesos puede ayudar a tu empresa a ser más eficiente y competitiva
Aunque no lo parezca, nuestra vida diaria está llena de procesos automatizados, muchos de los cuales te ayudan, por ejemplo, a recibir información sobre tus estados de cuenta y últimas compras desde la app de tu banco, recibir recordatorios acerca de citas y reuniones que tienes pautadas, resolver dudas de forma rápida con el acompañamiento de un Bot y muchas más.
La automatización de procesos ha ayudado a todas las empresas que te ofrecen esos servicios a brindarte una experiencia de cliente positiva, informada y proactiva ¿Por qué no hacer lo mismo con tu propio negocio?
Cuando hablamos de estudios acerca de cómo los empleados distribuyen su tiempo en un día laboral, la mayoría apoya la idea de que el porcentaje de tiempo que se pierde en tareas administrativas es realmente alto y que puede reducirse, al igual que los márgenes de error, al adoptar la transformación digital de tu negocio junto con una buena estrategia de automatización de procesos que se adapte a las necesidades y objetivos que tienes planteados.
Pero, antes de tomar una decisión acerca de cómo y por qué es necesario automatizar, te invitamos a conocer qué es la automatización de procesos y cómo puede ayudarte a mejorar tu negocio, ahorrar costos e incrementar la productividad:
¿Qué es la automatización de procesos?
Es el proceso mediante el cual puedes automatizar operaciones y procesos manuales a través de tecnologías, para mejorar la gestión empresarial y permitir a tus equipos reducir el tiempo invertido en tareas repetitivas, para ser más eficientes al momento de cumplir objetivos e innovar.
De esta forma se pueden crear flujos de trabajo operativo capaces de ofrecer experiencias de cliente óptimas, como por ejemplo ejecutar procesos de compra online, optimizar el flujo de envío de emails de marketing e incluso ofrecer datos de compra o administrativos actualizados al momento, para apoyar la toma de decisiones y la generación de informes en menor tiempo.
¿Cómo ayuda la automatización de procesos a ahorrar costos y tiempo?
Al automatizar tareas manuales, liberas a tus equipos de la ejecución de estas, dándoles la oportunidad de concentrar su tiempo productivo en la ejecución de tareas más complejas, elevando así las oportunidades de productividad diaria.
Adicionalmente, la automatización puede ayudar a reducir los costos variables al automatizar la generación de boletas y facturas para envío digital (reduciendo así los costos de operativos manuales y los costos relacionados con la generación de un documento físico en papel) y en cuanto a los costos fijos, automatizar todas las actividades posibles dentro de la empresa, permite a los equipos ser más eficientes además de ayudar a reducir el márgen de errores, lo que equivale a un ahorro de costos considerable.
¿Dónde puede aplicarse la automatización?
Básicamente, en cualquier departamento de la organización que requiera liberar tiempos y agilizar el flujo de trabajo. En áreas de Recursos Humanos, puede ayudar en los procesos de reclutamiento al agilizar la toma de decisiones sobre un perfil a través de parámetros automatizados y a su vez mejora la experiencia de los candidatos al abrir la opción de postulación online.
En los departamentos de ventas y marketing, automatizar permite generar agendas, recolectar información de cliente, configurar atención automatizada, coordinar la entrega de emails en fechas y horarios preestablecidos y mucho más.
Para todo lo relacionado con finanzas, puede ayudar en los procesos administrativos que sean repetitivos, realizar proyecciones, pago a proveedores, sueldos, impuestos, flujo de caja y otras actividades.
En resumen, automatizar es un proceso que puede aplicarse en distintas áreas de una organización, tomando siempre en cuenta las necesidades y objetivos que se tengan planteados y las soluciones tecnológicas que se tengan al alcance.
¿Tiene Microsoft soluciones para automatización?
Por supuesto que sí, una de las herramientas más conocidas es Power Automate, un sistema empresarial basado en la nube y creado por Microsoft, que permite crear flujos automatizados para tareas repetitivas, que permitan administrar de forma más eficiente los procesos comerciales de una empresa.
Con Power Automate puedes, realizar tareas como: integrar y sincronizar datos para análisis, clasificar notificaciones y alertas, sincronizar otras herramientas como Malichimp, Dropbox, GitHub, Slack, entre otras para optimizar el flujo de trabajo de los empleados y colaboradores.
¿Existe una forma de sacar aún más provecho de Power Automate?
Ciertamente existe, a través de la sincronización de esta solución con Power BI, Power Apps, Power Pages y Power Virtual Agents dentro de una sola plataforma de administración conocida como Power Platform, donde podrás hacer frente a los desafíos diarios de tu empresa con el poder del análisis de datos, la automatización de procesos, la creación de agentes virtuales y de soluciones innovadoras, que permitan a tu negocio continuar creciendo y ser mucho más competitivo en los mercados actuales en los que la transformación digital es un requisito indispensable.
