Los eventos RADIAN, el documento soporte en compras a no obligados y la nómina electrónica se pueden automatizar casi por completo con Power Automate, conectado al proveedor tecnológico de facturación y al ERP. Los tres comparten lo que hace rentable automatizar: datos que ya llegan en formato electrónico, reglas definidas por la DIAN y plazos que, si se incumplen, tienen efecto tributario. Power Automate no tiene un conector nativo para la DIAN ni para RADIAN: la integración siempre pasa por el proveedor tecnológico de facturación, ya sea por su API o por su portal.
El caso más urgente es RADIAN. El comprador tiene tres días hábiles desde que recibe la mercancía o el servicio para aceptar expresamente la factura o reclamarla; si no responde, opera la aceptación tácita. Para una empresa que recibe miles de facturas al mes, controlar ese plazo a mano es inviable.
Eventos RADIAN: qué son y por qué importan
Los eventos RADIAN son mensajes electrónicos que el comprador y el vendedor transmiten a la DIAN para registrar qué pasó con una factura: si llegó, si se recibió el bien o servicio, si se aceptó o se reclamó. Los eventos 030 y 032 respaldan costos, deducciones e IVA descontable en compras a crédito, y la aceptación habilita a la factura para circular como título valor.
| Código | Evento | Quién lo genera | Plazo |
|---|---|---|---|
| 030 | Acuse de recibo de la factura | Comprador | Sin plazo legal fijo; conviene al recibirla |
| 032 | Recibo del bien o prestación del servicio | Comprador | Al recibir el bien o servicio |
| 033 | Aceptación expresa | Comprador | Dentro de tres días hábiles desde el recibo del bien o servicio |
| 031 | Reclamo de la factura | Comprador | Dentro de tres días hábiles, con una de las causales definidas |
| 034 | Aceptación tácita | Vendedor | Cuando el comprador no acepta ni reclama en el plazo |
El riesgo del proceso manual es doble. Si el equipo no alcanza a revisar una factura con errores dentro de los tres días hábiles, la factura queda aceptada tácitamente. Y si no se transmiten los eventos 030 y 032 en compras a crédito, se debilita el soporte de costos e IVA descontable ante una revisión.
Cómo automatizar los eventos RADIAN
Un flujo de RADIAN en Power Automate recibe cada factura, valida sus datos contra la orden de compra y la recepción, transmite el acuse de recibo, registra el recibo del bien cuando almacén lo confirma y decide entre aceptación expresa o reclamo según reglas, derivando a una persona solo los casos dudosos. Los cinco pasos son los mismos en cualquier empresa; lo que cambia es cómo se conecta el flujo con el proveedor tecnológico y con el ERP, según tengan API o no.
1. Recepción y validación de la factura
La factura llega al buzón de facturación electrónica o al portal del proveedor tecnológico. Un flujo de Power Automate en la nube revisa cada correo y, con reglas de negocio sobre el remitente, el asunto y los textos habituales, separa los que traen factura del resto. Después toma el XML, extrae NIT del emisor, número, fecha, valores e impuestos, y confirma que la factura esté validada por la DIAN.
2. Acuse de recibo automático (030)
Si la factura corresponde a un proveedor registrado y trae los datos obligatorios, el flujo transmite el acuse de recibo a través del proveedor tecnológico de la empresa, que es quien tiene la conexión habilitada con la DIAN. Si el proveedor expone una API, el flujo la invoca directamente desde la nube. Si solo ofrece un portal web, un flujo de escritorio (Power Automate Desktop) entra con las credenciales de la empresa y registra el evento como lo haría una persona.
3. Cruce con orden de compra y recepción (032)
El flujo busca la orden de compra y la entrada de almacén o el acta de servicio. Cuando la recepción está confirmada en el ERP, registra el evento de recibo del bien o servicio. Con un ERP que tiene API o conector, la consulta es directa; con un ERP sin API, como muchas aplicaciones de escritorio heredadas, ese cruce también lo ejecuta un flujo de escritorio.
4. Aceptación o reclamo (033 o 031)
Si valores, cantidades e impuestos coinciden con la orden y la recepción, el flujo genera la aceptación expresa. Si hay diferencias, envía el caso al responsable en Microsoft Teams con el detalle y un contador del plazo de tres días hábiles. El responsable elige aceptar o reclamar, y el flujo transmite el evento con la causal.
5. Registro contable y evidencia
La factura aceptada se registra en el ERP para pago, y el flujo guarda el XML, los eventos transmitidos y la decisión tomada con nombre y fecha en SharePoint o en Dataverse, según el volumen y el nivel de trazabilidad que necesite la empresa. Un tablero de Power BI muestra facturas pendientes, plazos por vencer y reclamos del mes. Esa evidencia sirve ante una revisión de la DIAN o una auditoría.
Dos caminos para automatizar RADIAN: solo nube o nube con RPA
RADIAN se automatiza por uno de dos caminos, según los sistemas de cada empresa. Si el proveedor tecnológico y el ERP tienen API, todo el proceso corre en Power Automate en la nube. Si alguno de los dos solo ofrece un portal web o una aplicación de escritorio, se suma un robot de Power Automate Desktop que opera esa pantalla.
| Criterio | Camino 1: solo Power Automate en la nube | Camino 2: Power Automate en la nube + RPA |
|---|---|---|
| Cuándo aplica | El proveedor tecnológico expone API y el ERP tiene API, conector o servicios web | El proveedor solo tiene portal web, o el ERP es una aplicación sin API |
| Cómo se conecta | Flujos de nube que invocan las API del proveedor y del ERP | Los flujos de nube orquestan y un robot de escritorio entra al portal o al ERP |
| Aprobaciones y plazos | Tarjetas en Microsoft Teams con control de los tres días hábiles | Igual que en el camino 1 |
| Evidencia y monitoreo | SharePoint o Dataverse, tablero en Power BI | Igual que en el camino 1 |
| Infraestructura | Ninguna adicional | Un equipo o servidor donde corre el robot, propio o administrado por Microsoft |
| Licencias | Power Automate Premium; Process si corre desatendido | Power Automate Premium más Process (bot desatendido en servidor propio) o Hosted Process (máquina virtual de Microsoft) |
| Mantenimiento | Bajo: las API cambian con aviso y versionado | Mayor: un cambio en la pantalla del portal obliga a ajustar el robot |
El camino 2 es una solución válida cuando no existe otra vía de integración. XMS lo implementó en un proyecto de facturación en Chile: el cliente necesitaba registrar sus facturas en un portal público con su cuenta institucional, y ese portal no tenía API. Un robot de Power Automate Desktop, corriendo en un servidor, inicia sesión, obtiene los datos de las facturas desde el sistema del cliente, las valida y las sube al portal, mientras los flujos de nube manejan la recepción, las aprobaciones y la evidencia.
Qué define el camino en tu empresa
El camino se define con tres preguntas que conviene responder antes de diseñar cualquier flujo:
- ¿Cómo registran hoy los eventos RADIAN, paso a paso? Si alguien entra a un portal, copia datos y hace clic en botones, ese tramo es candidato a RPA mientras no exista una API.
- ¿Tu proveedor tecnológico ofrece API para eventos? Varios proveedores habilitados por la DIAN exponen API para integrar eventos; otros solo ofrecen su portal. La respuesta está en el contrato o en la documentación técnica del proveedor.
- ¿Tu ERP tiene API, conector o servicios web? Dynamics 365, SAP y la mayoría de los ERP en la nube los tienen; muchos sistemas contables locales de escritorio, no.
Documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar
El documento soporte es el documento electrónico que el comprador debe generar cuando adquiere bienes o servicios de personas no obligadas a expedir factura. Automatizarlo evita digitar una y otra vez los mismos datos de proveedores recurrentes, como transportadores, contratistas personas naturales o pequeños proveedores rurales.
Un flujo típico parte de una solicitud de pago aprobada en un formulario de Power Apps o en el ERP. El flujo completa los datos del proveedor desde el maestro, calcula retenciones según su tipo, envía la información al proveedor tecnológico para generar y transmitir el documento soporte, y deja la cuenta por pagar lista. Cuando el proveedor entrega una cuenta de cobro en PDF, AI Builder puede extraer nombre, documento de identidad, concepto y valor para que nadie los copie.
Nómina electrónica
La nómina electrónica obliga a transmitir cada mes a la DIAN el documento soporte de pago de nómina de cada colaborador, con devengados y deducciones. La información ya existe en el sistema de nómina, así que la automatización consiste en extraerla, validarla y enviarla al proveedor tecnológico sin intervención manual.
El punto crítico está en las novedades. Con la jornada de 42 horas y los nuevos recargos de la Ley 2466, las horas extra, los recargos nocturnos y dominicales y las ausencias cambian cada mes. Un flujo que consolida esas novedades desde el control de jornada, las valida contra los límites legales y las carga al sistema de nómina reduce los errores que después obligan a transmitir notas de ajuste.
Qué necesitas para automatizar las obligaciones DIAN
Para automatizar RADIAN, documento soporte y nómina electrónica con Microsoft necesitas Power Automate Premium para los usuarios que operan los flujos, porque la conexión con el proveedor tecnológico y con el ERP usa conectores premium o HTTP. Si el camino incluye RPA o los flujos deben correr sin un usuario conectado, se suma una licencia Process o Hosted Process por cada robot.
| Criterio | Camino 1: solo Power Automate en la nube | Camino 2: Power Automate en la nube + RPA |
|---|---|---|
| Cuándo aplica | El proveedor tecnológico expone API y el ERP tiene API, conector o servicios web | El proveedor solo tiene portal web, o el ERP es una aplicación sin API |
| Cómo se conecta | Flujos de nube que invocan las API del proveedor y del ERP | Los flujos de nube orquestan y un robot de escritorio entra al portal o al ERP |
| Aprobaciones y plazos | Tarjetas en Microsoft Teams con control de los tres días hábiles | Igual que en el camino 1 |
| Evidencia y monitoreo | SharePoint o Dataverse, tablero en Power BI | Igual que en el camino 1 |
| Infraestructura | Ninguna adicional | Un equipo o servidor donde corre el robot, propio o administrado por Microsoft |
| Licencias | Power Automate Premium; Process si corre desatendido | Power Automate Premium más Process (bot desatendido en servidor propio) o Hosted Process (máquina virtual de Microsoft) |
| Mantenimiento | Bajo: las API cambian con aviso y versionado | Mayor: un cambio en la pantalla del portal obliga a ajustar el robot |
Conversión referencial con TRM de COP 3.306,86 por dólar (28 de septiembre de 2026).
Sobre los precios: Los precios indicados corresponden a la lista pública de Microsoft y son solo de referencia. El valor final depende del plan contratado, el volumen de licencias, el tipo de cambio y las condiciones vigentes del programa CSP. Para el precio real de tu caso, solicita una cotización a XMS.
La pieza que no reemplaza Power Automate es el proveedor tecnológico habilitado por la DIAN: es quien firma y transmite los documentos. El flujo se conecta a su API o, si no la tiene, a su portal mediante RPA, y se encarga de todo lo que ocurre antes y después de la transmisión.
Por dónde empezar
El primer paso es documentar de punta a punta cómo registra hoy tu equipo cada evento y qué integraciones ofrecen tu proveedor tecnológico y tu ERP: de eso depende si el proyecto va por el camino 1 o el 2. Con ese mapa, si tu empresa recibe más de algunos cientos de facturas al mes, empieza por los eventos RADIAN: el plazo de tres días hábiles hace que el costo de no automatizar sea visible desde la primera semana. Después sigue con la nómina electrónica, que tiene una fecha fija mensual, y deja el documento soporte para la segunda ola si el volumen de compras a no obligados es bajo.
Estas tres obligaciones son parte de un mapa más amplio de procesos automatizables. Revisa cómo priorizarlos en nuestra guía de automatización de procesos para empresas en Colombia.
Nota de Daniela Lalanne (Directora de Marketing XMS)
Da el siguiente paso con XMS
¿Cuántas facturas aceptas sin querer por no responder a tiempo en RADIAN?
En XMS hacemos una evaluación inicial sin costo: revisamos cómo recibes tus facturas, qué API o portales ofrecen tu proveedor tecnológico y tu ERP, y definimos si tu caso se resuelve solo con Power Automate en la nube o necesita además un robot RPA. Te entregamos el flujo propuesto para controlar los plazos de RADIAN, el documento soporte y la nómina electrónica.
Preguntas frecuentes
Es el Registro de Factura Electrónica de Venta considerada Título Valor. Registra los eventos que ocurren sobre una factura (acuse, recibo, aceptación, reclamo) y permite que las facturas aceptadas circulen como títulos valores.
Tres días hábiles desde el recibo de la mercancía o del servicio. Si no hay aceptación expresa ni reclamo en ese plazo, el vendedor puede registrar la aceptación tácita.
Sí. Un flujo puede transmitir el acuse de recibo y el recibo del bien a través del proveedor tecnológico, y generar la aceptación expresa cuando la factura coincide con la orden de compra y la recepción. Los casos con diferencias conviene revisarlos con una persona.
No. Power Automate no tiene un conector nativo para la DIAN ni para RADIAN. La integración se hace a través del proveedor tecnológico de facturación electrónica, invocando su API cuando la tiene o operando su portal con RPA cuando no.
Depende de tus sistemas. Si tu proveedor tecnológico y tu ERP tienen API, todo el proceso corre en Power Automate en la nube, sin RPA. Si alguno solo ofrece un portal web o una aplicación de escritorio, se suma un robot de Power Automate Desktop para ese tramo.
Es el documento electrónico que el comprador genera cuando adquiere bienes o servicios de personas no obligadas a facturar. Sirve como soporte de costos y deducciones y se transmite a la DIAN.
No. Power Automate se conecta al proveedor que ya tienes: por API si la ofrece, o por su portal con RPA si no. En ambos casos automatiza los pasos previos y posteriores a la transmisión.
